Referent*in Einkauf, Finanzen und Prozesse (m/w/d)

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Max Planck Digital Library

München

26.02.2025

Max Planck Digital Library

Die Max Planck Digital Library (MPDL) in München ist eine zentrale Service einrichtung der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG). Wir unterstützen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der gegenwärtig 84 Max-Planck-Institute und Forschungs stellen im In- und Ausland mit einem breiten Service-Portfolio, das ihnen einen einfachen Zugang zu Daten, wissenschaftlicher Literatur, kommerziellen Software lizenzen, wissenschaftlichen Kommunikations werkzeugen und Dienstleistungen sowie forschungs relevanten Software anwendungen bietet. Der Bereich Core Service Operations (CSO) stellt innerhalb der MPDL die Service-Angebote Einkauf, Finanzen, Personal, IT und Standortmanagement zur Verfügung.

Referent*in Einkauf, Finanzen und Prozesse (m/w/d)

München

Aufgaben:

Sicherstellung des operativen Einkaufs unter Berücksichtigung aller hierfür relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen
Fachliche (Weiter-)Entwicklung unserer Prozesse, vor allem auch den Aus- und Aufbau unserer digitalen Arbeitsweisen, Automatisierung und Tools
Aktive Teilnahme an der Haushalts- und Budget- und Finanzplanung
Enge Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen und externen Partnern, insbesondere Sicherstellung der reibungslosen Zusammenarbeit mit dem Finance-Bereich
Aktualisierung der Beschaffungsordnung, Einkaufsrichtlinien, Vorgaben und Durchführungshinweise vor dem Hintergrund sich stetig wandelnder rechtlicher Rahmenbedingungen
Bedarfsanalyse und Erfassung des Beschaffungsbedarfs in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen
Markt- und Lieferantenidentifikation, -analyse, -auswahl und -bewertung
Angebotseinholung und -vergleich, Vertragsmanagement sowie Erstellung und Prüfung von Vergabevermerken
Wareneingang und Rechnungsprüfung sowie Controlling und Reporting
Unterstützung in der übergeordneten Projektarbeit

Qualifikationen:

Abgeschlossenes Hochschulstudium oder kaufmännische Berufsausbildung mit einkaufsspezifischen Zusatzkenntnissen
Vertiefte Erfahrung im Prozessmanagement, Business Process Modeling oder Ähnlichem
Sehr gute Kenntnisse im Vertragsrecht und Vergaberecht sowie im Rechnungswesen
Idealerweise Kenntnisse im Bereich des Verwaltungs-, Zuwendungs- und Haushaltsrechts
Microsoft Office und SAP-Kenntnisse sowie Erfahrung in der Projekt- und Prozessarbeit mit neuen digitalen Technologien
Mehrjährige Berufserfahrung im operativen Einkauf, idealerweise im öffentlichen Dienst
Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Teamfähigkeit und Kommunikation
Analytische, lösungsorientierte und eigenständige Arbeitsweise
Sollten Sie nicht alle gewünschten Punkte erfüllen, bewerben Sie sich bei Interesse bitte trotzdem. Vieles können Sie auch während der Arbeit bei uns lernen.

Wir bieten:

Durch die Möglichkeit, selbstständig zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen, ist die Tätigkeit bei uns anspruchsvoll und abwechslungsreich. Ihre Arbeitszeiten können an private/familiäre Bedürfnisse angepasst werden, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu erreichen. Auch besteht die Möglichkeit, bis zu 30 % der Arbeitszeit mobil zu arbeiten. Wir fördern regelmäßige Fortbildungen, beginnend von Online-Kursen bis hin zu individuellen Coachings. Des Weiteren bieten wir folgende Benefits:
Betriebliche Altersvorsorge und weitere Sozialleistungen
30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) und 4 extra Einarbeitungstage pro Jahr
Arbeitgeberzuschuss zum vergünstigten Deutschlandticket
Anstellung, Sozialleistungen und Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund); die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Sie kann auch in Teilzeit (min. 60 %) besetzt werden.

Unser Kontakt:

Max Planck Digital Library Landsberger Straße 346 80687 München Www.mpdl.mpg.de/

Weitere Informationen:

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter gerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds.

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Aktualität: 26.02.2025

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Über uns:

Aufgaben:

Sicherstellung des operativen Einkaufs unter Berücksichtigung aller hierfür relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen
Fachliche (Weiter-)Entwicklung unserer Prozesse, vor allem auch den Aus- und Aufbau unserer digitalen Arbeitsweisen, Automatisierung und Tools
Aktive Teilnahme an der Haushalts- und Budget- und Finanzplanung
Enge Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen und externen Partnern, insbesondere Sicherstellung der reibungslosen Zusammenarbeit mit dem Finance-Bereich
Aktualisierung der Beschaffungsordnung, Einkaufsrichtlinien, Vorgaben und Durchführungshinweise vor dem Hintergrund sich stetig wandelnder rechtlicher Rahmenbedingungen
Bedarfsanalyse und Erfassung des Beschaffungsbedarfs in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen
Markt- und Lieferantenidentifikation, -analyse, -auswahl und -bewertung
Angebotseinholung und -vergleich, Vertragsmanagement sowie Erstellung und Prüfung von Vergabevermerken
Wareneingang und Rechnungsprüfung sowie Controlling und Reporting
Unterstützung in der übergeordneten Projektarbeit

Qualifikationen:

Abgeschlossenes Hochschulstudium oder kaufmännische Berufsausbildung mit einkaufsspezifischen Zusatzkenntnissen
Vertiefte Erfahrung im Prozessmanagement, Business Process Modeling oder Ähnlichem
Sehr gute Kenntnisse im Vertragsrecht und Vergaberecht sowie im Rechnungswesen
Idealerweise Kenntnisse im Bereich des Verwaltungs-, Zuwendungs- und Haushaltsrechts
Microsoft Office und SAP-Kenntnisse sowie Erfahrung in der Projekt- und Prozessarbeit mit neuen digitalen Technologien
Mehrjährige Berufserfahrung im operativen Einkauf, idealerweise im öffentlichen Dienst
Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Teamfähigkeit und Kommunikation
Analytische, lösungsorientierte und eigenständige Arbeitsweise
Sollten Sie nicht alle gewünschten Punkte erfüllen, bewerben Sie sich bei Interesse bitte trotzdem. Vieles können Sie auch während der Arbeit bei uns lernen.

Wir bieten:

Durch die Möglichkeit, selbstständig zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen, ist die Tätigkeit bei uns anspruchsvoll und abwechslungsreich. Ihre Arbeitszeiten können an private/familiäre Bedürfnisse angepasst werden, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu erreichen. Auch besteht die Möglichkeit, bis zu 30 % der Arbeitszeit mobil zu arbeiten. Wir fördern regelmäßige Fortbildungen, beginnend von Online-Kursen bis hin zu individuellen Coachings. Des Weiteren bieten wir folgende Benefits:
Betriebliche Altersvorsorge und weitere Sozialleistungen
30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) und 4 extra Einarbeitungstage pro Jahr
Arbeitgeberzuschuss zum vergünstigten Deutschlandticket
Anstellung, Sozialleistungen und Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund); die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Sie kann auch in Teilzeit (min. 60 %) besetzt werden.

Unser Kontakt:

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Weitere Informationen:

Berufsfeld

Business Administration Öffentlicher Dienst, Verwaltung Finanz-/Rechnungswesen Organisation, Verwaltung, Büro Oper. Controlling, Projektmanagem. Einkauf, Beschaffung

Bundesland

Bayern

Standorte

München

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