Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU-Abteilung17.04.2025Deutsches Elektronen-Synchrotron DESYHamburg
Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU-Abteilung
Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY,
17.04.2025
Hamburg
Aufgaben:
Ihre Aufgabenbereiche umfassen die Führung des Sekretariats/Assistenz der BAU-Abteilung, die technische/kaufmännische Sachbearbeitung, das Controlling von Rahmenverträgen und Kleinmaßnahmen sowie die Unterstützung bei der IT-Administration für die Abteilung BAU. Aufgabenschwerpunkte sind dabei unter anderem:
Fungieren als zentrale Ansprechperson der Abteilung und als Assistenz der Abteilungsleitung
Übernahme der allgemeinen Büroorganisation wie Bearbeitung der Post, Bestellung von Büromaterial und Entwerfen, Pflegen und Führen von Formularen und Listen
Unterstützung bei der Sicherstellung aller Zugangsdaten für interne und externe Mitarbeitende der Bauabteilung
Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen
Kostenverfolgung in SAP und Erstellen monatlicher Berichte für das Controlling der Aufträge/Rahmenverträge im Bereich Instandhaltung und für alle kleineren Baumaßnahmen in Form von Excel-Tabellen
Erstellen von Aufträgen sowie Prüfen und Freigeben von Rechnungen nach LV/Aufmaß/StLB
Unterstützung bei der Betreuung und Beschaffung aller Hardware- und Softwarekomponenten für BAU
Qualifikationen:
Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsmäßige Ausbildung oder gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem der vorgenannten Bereiche
Strukturierte Arbeitsweise sowie Verständnis für administrative Vorgänge
Gute EDV/PC-Kenntnisse, vor allem in den Microsoft-Office-Programmen
Sehr gute Fachkenntnisse in der Anwendung von Microsoft Excel
Sehr gute Fachkenntnisse im Umgang mit SAP (ERP-Systeme)
Gute Fachkenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen
Langjährige Erfahrung in der Erstellung von komplexen Excel-Tabellen
Englischkenntnisse auf B2-Niveau
Affinität zu IT-Systemen
Wir bieten:
Freuen Sie sich auf ein einzigartiges Arbeitsumfeld auf unserem internationalen Forschungscampus. Wir legen großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und das Wohlbefinden unserer DESYanerinnen und DESYaner. Die Gleichstellung aller Menschen ist uns ein wichtiges Anliegen. Für eine bessere Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben bietet DESY flexible Arbeitszeiten, variable Teilzeit, Job-Sharing-Modelle und die Teilnahme an Mobiler Arbeit (bis zu 50 %). Sie profitieren von unserer familienfreundlichen und kollegialen Atmosphäre, unserem etablierten Gesundheitsmanagement sowie unserer betrieblichen Altersvorsorge. Als öffentlich finanzierter Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und unterstützen Ihre individuelle Entwicklung mit unseren umfangreichen Aus- und Weiterbildungs angeboten. Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TV-AVH. DESY bietet seinen Beschäftigten an beiden Standorten einen Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket (Deutschland-Ticket).
Unser Kontakt:
Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gern Herr Simon unter +49 40 8998-3570
( axel.simon@desy.de ).
Weiterführende Informationen finden Sie unter:
Https://www.desy.de/karriere
Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Personalabteilung | Notkestraße 85 | 22607 Hamburg
Telefon: +49 40 8998-3392
Weitere Informationen:
DESY fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Die berufliche Entwicklung von Frauen ist uns besonders wichtig und deshalb bitten wir Frauen nachdrücklich, sich um die zu besetzende Stelle zu bewerben.
Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt ( sbv.desy.de ).
Fehlende Berechtigung!
Um Ihnen dieses Stellenangebot anzeigen zu können, müssen Sie essentiellen Cookies zustimmen.
Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU-Abteilung
Aufgaben:
Ihre Aufgabenbereiche umfassen die Führung des Sekretariats/Assistenz der BAU-Abteilung, die technische/kaufmännische Sachbearbeitung, das Controlling von Rahmenverträgen und Kleinmaßnahmen sowie die Unterstützung bei der IT-Administration für die Abteilung BAU. Aufgabenschwerpunkte sind dabei unter anderem:
Fungieren als zentrale Ansprechperson der Abteilung und als Assistenz der Abteilungsleitung
Übernahme der allgemeinen Büroorganisation wie Bearbeitung der Post, Bestellung von Büromaterial und Entwerfen, Pflegen und Führen von Formularen und Listen
Unterstützung bei der Sicherstellung aller Zugangsdaten für interne und externe Mitarbeitende der Bauabteilung
Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen
Kostenverfolgung in SAP und Erstellen monatlicher Berichte für das Controlling der Aufträge/Rahmenverträge im Bereich Instandhaltung und für alle kleineren Baumaßnahmen in Form von Excel-Tabellen
Erstellen von Aufträgen sowie Prüfen und Freigeben von Rechnungen nach LV/Aufmaß/StLB
Unterstützung bei der Betreuung und Beschaffung aller Hardware- und Softwarekomponenten für BAU
Qualifikationen:
Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsmäßige Ausbildung oder gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem der vorgenannten Bereiche
Strukturierte Arbeitsweise sowie Verständnis für administrative Vorgänge
Gute EDV/PC-Kenntnisse, vor allem in den Microsoft-Office-Programmen
Sehr gute Fachkenntnisse in der Anwendung von Microsoft Excel
Sehr gute Fachkenntnisse im Umgang mit SAP (ERP-Systeme)
Gute Fachkenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen
Langjährige Erfahrung in der Erstellung von komplexen Excel-Tabellen
Englischkenntnisse auf B2-Niveau
Affinität zu IT-Systemen
Wir bieten:
Freuen Sie sich auf ein einzigartiges Arbeitsumfeld auf unserem internationalen Forschungscampus. Wir legen großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und das Wohlbefinden unserer DESYanerinnen und DESYaner. Die Gleichstellung aller Menschen ist uns ein wichtiges Anliegen. Für eine bessere Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben bietet DESY flexible Arbeitszeiten, variable Teilzeit, Job-Sharing-Modelle und die Teilnahme an Mobiler Arbeit (bis zu 50 %). Sie profitieren von unserer familienfreundlichen und kollegialen Atmosphäre, unserem etablierten Gesundheitsmanagement sowie unserer betrieblichen Altersvorsorge. Als öffentlich finanzierter Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und unterstützen Ihre individuelle Entwicklung mit unseren umfangreichen Aus- und Weiterbildungs angeboten. Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TV-AVH. DESY bietet seinen Beschäftigten an beiden Standorten einen Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket (Deutschland-Ticket).
Unser Kontakt:
Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gern Herr Simon unter +49 40 8998-3570
( axel.simon@desy.de ).
Weiterführende Informationen finden Sie unter:
Https://www.desy.de/karriere
Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Personalabteilung | Notkestraße 85 | 22607 Hamburg
Telefon: +49 40 8998-3392
Weitere Informationen:
DESY fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Die berufliche Entwicklung von Frauen ist uns besonders wichtig und deshalb bitten wir Frauen nachdrücklich, sich um die zu besetzende Stelle zu bewerben.
Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt ( sbv.desy.de ).