Informationen zur Anzeige:
Assistenz Abteilungsleitung Kommunikation (m/w/d)
Stuttgart
Aktualität: 24.01.2025
Anzeigeninhalt:
24.01.2025, Landeshauptstadt Stuttgart
Stuttgart
Assistenz Abteilungsleitung Kommunikation (m/w/d)
Aufgaben:
- Sie unterstützen vorrangig die Abteilungsleiterin in allen Bereichen sowohl bei der Leitung der Abteilung als auch in ihrer Rolle als Sprecherin des Oberbürgermeisters
- Sie übernehmen die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Presseterminen jeder Art
- Sie erledigen selbstständig sämtliche Sekretariatsaufgaben und unterstützen im Team mit einer Kollegin den reibungslosen Ablauf aller Aktivitäten der Abteilung
- Sie nehmen Presseanfragen entgegen, erfassen diese, leiten sie intern weiter, haben Bearbeitungszeiten im Blick und wirken beim Versand des täglichen Pressedienstes mit
- Sie führen die zentrale Terminübersicht, koordinieren die Termine und Besprechungen der Abteilung, stellen die Telefon- und Videokonferenzen sicher, einschließlich technischer und organisatorischer Vor- und Nachbereitung
- Sie organisieren und buchen Dienstreisen für die Abteilung, kümmern sich um die Bearbeitung der entsprechenden Reiseunterlagen und die Abrechnungen
- Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Qualifikationen:
- Abgeschlossene dreijährige Ausbildung, bevorzugt im Verwaltungs-, Sekretariats- oder kaufmännischen Bereich oder anderweitig erworbene entsprechende Fachkenntnisse
- Von Vorteil sind Kenntnisse aus der Kommunalverwaltung sowie von Abläufen und Strukturen großer Verwaltungen oder Institutionen
- Möglichst Berufserfahrung im Assistenz- bzw. Sekretariatsbereich
- Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache, hohe Sicherheit in Bezug auf Rechtschreibung und Zeichensetzung
- Sicheres und freundliches Auftreten, auch am Telefon
- Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Programmen
Wir bieten:
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- Einen Arbeitsplatz in zentraler Innenstadtlage direkt am Marktplatz
- Die Mitarbeit an interessanten aktuellen Themen der städtischen Kommunikation
- Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 EUR monatlich
- Ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- Vergünstigtes Mittagessen
- Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 8 TVöD.
Unser Kontakt:
Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit stehen Ihnen Frau Dr. Kaufmann unter 0711 216-91810 bzw. susanne.kaufmann@stuttgart.de oder Herr Illmann unter 0711 216-91782 bzw. mario.illmann@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Frau Roth unter 0711 216-81077 oder
Marieke.roth@stuttgart.de .
Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere .
Www.stuttgart.de/jobs
Weitere Informationen:
Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Behörden, Kommunen
Assistenz
Sekretariat
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24.01.2025
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- Sie unterstützen vorrangig die Abteilungsleiterin in allen Bereichen sowohl bei der Leitung der Abteilung als auch in ihrer Rolle als Sprecherin des Oberbürgermeisters
- Sie übernehmen die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Presseterminen jeder Art
- Sie erledigen selbstständig sämtliche Sekretariatsaufgaben und unterstützen im Team mit einer Kollegin den reibungslosen Ablauf aller Aktivitäten der Abteilung
- Sie nehmen Presseanfragen entgegen, erfassen diese, leiten sie intern weiter, haben Bearbeitungszeiten im Blick und wirken beim Versand des täglichen Pressedienstes mit
- Sie führen die zentrale Terminübersicht, koordinieren die Termine und Besprechungen der Abteilung, stellen die Telefon- und Videokonferenzen sicher, einschließlich technischer und organisatorischer Vor- und Nachbereitung
- Sie organisieren und buchen Dienstreisen für die Abteilung, kümmern sich um die Bearbeitung der entsprechenden Reiseunterlagen und die Abrechnungen
- Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
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- Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache, hohe Sicherheit in Bezug auf Rechtschreibung und Zeichensetzung
- Sicheres und freundliches Auftreten, auch am Telefon
- Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Programmen
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- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
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- Ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- Vergünstigtes Mittagessen
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