Informationen zur Anzeige:
Assistenz Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)
Stuttgart
Aktualität: 28.11.2024
Anzeigeninhalt:
28.11.2024, Landeshauptstadt Stuttgart
Stuttgart
Assistenz Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)
Aufgaben:
- Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post und beantworten bzw. vermitteln interne und externe telefonische Anfragen weiter
- Die Vor- und Nachbearbeitung von gemeinderätlichen Sitzungen gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben
- Sie überwachen die Bearbeitung der gemeinderätlichen Anträge und Anfragen sowie von Vorlagen
- Sie vertreten die Erstassistentin bei Urlaub oder Krankheit, hierzu gehört die Terminplanung und Kalenderführung für den Bürgermeister sowie Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Außerdem gehört zu Ihren Aufgaben die Erledigung der Korrespondenz und die Beantwortung von zahlreichen Telefonaten sowie der Empfang von Gästen
- Sie kümmern sich um die Dienstreiseabwicklung und unterstützen bei Sonderprojekten innerhalb des Referats
- Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten. Die genaue Abgrenzung des Aufgabenbereichs erfolgt in Absprache mit dem Team des Referats.
Qualifikationen:
- Erfolgreich abgeschlossene anerkannte Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich, z. B. Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- / Sekretariatsbereich oder im öffentlichen Bereich ist von Vorteil
- Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Anwendungen
- Sicheres und freundliches Auftreten sowie gute Umgangsformen, Organisationsgeschick und gute kommunikative Fähigkeiten
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Strukturiertheit sowie Diskretion und Loyalität
- Souveränität im Umgang mit Arbeitsspitzen (gutes Zeitmanagement) und Flexibilität hinsichtlich verschiedener Aufgabenstellungen sowie entsprechende Lernbereitschaft
Wir bieten:
- Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
- Eine vielfältige, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit
- Die Arbeit in einem kleinen kollegialen Team an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz in der Stuttgarter Innenstadt mit Gleitzeit
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- Ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 EUR monatlich
- Attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
- Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 8 TVöD mit Gewährung einer Zulage.
Unser Kontakt:
Noch Fragen?
Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Markus Rehm unter 0711 216-60634 oder markus.rehm@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Anja Fischer unter 0711 216-81742 oder
A nja.fischer@stuttgart.de
. Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere .
Www.stuttgart.de/jobs
Weitere Informationen:
Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Behörden, Kommunen
Sachbearbeitung
Assistenz
Bundesland
Standorte
Assistenz Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)
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Stuttgart
Assistenz Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)
Landeshauptstadt Stuttgart,
28.11.2024
Stuttgart
Aufgaben:
- Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post und beantworten bzw. vermitteln interne und externe telefonische Anfragen weiter
- Die Vor- und Nachbearbeitung von gemeinderätlichen Sitzungen gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben
- Sie überwachen die Bearbeitung der gemeinderätlichen Anträge und Anfragen sowie von Vorlagen
- Sie vertreten die Erstassistentin bei Urlaub oder Krankheit, hierzu gehört die Terminplanung und Kalenderführung für den Bürgermeister sowie Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Außerdem gehört zu Ihren Aufgaben die Erledigung der Korrespondenz und die Beantwortung von zahlreichen Telefonaten sowie der Empfang von Gästen
- Sie kümmern sich um die Dienstreiseabwicklung und unterstützen bei Sonderprojekten innerhalb des Referats
- Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten. Die genaue Abgrenzung des Aufgabenbereichs erfolgt in Absprache mit dem Team des Referats.
Qualifikationen:
- Erfolgreich abgeschlossene anerkannte Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich, z. B. Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
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- Sicheres und freundliches Auftreten sowie gute Umgangsformen, Organisationsgeschick und gute kommunikative Fähigkeiten
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Strukturiertheit sowie Diskretion und Loyalität
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Wir bieten:
- Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
- Eine vielfältige, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit
- Die Arbeit in einem kleinen kollegialen Team an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz in der Stuttgarter Innenstadt mit Gleitzeit
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- Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- Ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
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- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 EUR monatlich
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- Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 8 TVöD mit Gewährung einer Zulage.
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A nja.fischer@stuttgart.de
. Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere .
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