Mitarbeiter:in für Projektmanagement und Personalbetreuung (m/w/d) als Verwaltungsangestellte:r
16.12.2024
Universität Stuttgart
Stuttgart
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Mitarbeiter:in für Projektmanagement und Personalbetreuung (m/w/d) als Verwaltungsangestellte:r
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Stuttgart
Mitarbeiter:in für Projektmanagement und Personalbetreuung (m/w/d) als Verwaltungsangestellte:r
Universität Stuttgart,
16.12.2024
Stuttgart
Der Institutsverbund Informatik der Universität Stuttgart ist ein Zusammenschluss von 7 Instituten mit insg. 20 Abteilungen im Bereich der Informatik. Die Geschäftsleitung des Institutsverbundes ist zuständig für die Verwaltung in den Bereichen Budget (inkl. Buchhaltung), Personal und Drittmittel der derzeit 15 - 18 Professoren und Juniorprofessoren mit ihren ca. 200 Mitarbeitern.
Aufgaben:
- Administrative, finanzseitige Betreuung von Drittmittelprojekten (Bund, EU, Land, Stiftungen) inklusive Budgetüberwachung und Projektabrechnungen
- Eigenständige Erstellung von regelmäßigen Mittelabrufen, Mittelumwidmungen, etc.
- Finanztechnisches Projektcontrolling und Budgetverantwortung
- Personalkostenkalkulation und Personalplanung in Abstimmung mit den Institutsleitungen
- Mitwirkung bei Personaleinstellungen und Vertragsverlängerungen, Ausfertigen aller notwendigen Unterlagen, Mithilfe bei Visa-Anträgen, Überwachung der befristeten Verträge der wissenschaftlichen Mitarbeiter, etc. für die beteiligten Institute, Ansprechpartner für die wissenschaftlichen Beschäftigten
Qualifikationen:
- Kenntnisse in der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten (DFG, BMBF, BW, etc.) in Forschungseinrichtungen
- Eine abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsausbildung und/oder entsprechende Berufserfahrung in den genannten Bereichen
- Verwaltung der Sach-, Reise- und Personalmittel aller im Institut durchgeführten nationalen und internationalen Drittmittelprojekte, inkl. Korrespondenz mit Projektträgern
- Gute Kenntnisse in der kaufmännischen Buchhaltung
- Kenntnisse in SAP und/oder Bereitschaft, sich einzuarbeiten (idealerweise S4/HANA)
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse sowie Kenntnisse einer weiteren Sprache und sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
- Sicherer Umgang mit aktueller MS Office-Software (vor allem Excel)
- Verantwortungsbewusste und verlässliche, terminorientierte, selbstständige und pragmatische Arbeitsweise und Teamfähigkeit
- Wünschenswert wäre zudem:
- Vertiefte Kenntnisse in Software-Anwendungen, da die IT-Struktur der Abteilung weiterentwickelt werden soll, z.B. für ein Ticket-System für Anfragen aus den Instituten, etc.
- Erfahrungen in der Administration in Forschungseinrichtungen sowie Kenntnisse der Vorschriften des Öffentlichen Dienstes
- Kenntnisse im Haushalts- sowie Tarifrecht des öffentlichen Dienstes
- Erfahrung in der administrativen Begleitung von Forschungsanträgen beim Bund, Land oder der EU und Kenntnis der Regelungen und Vorschriften für Forschungsförderung und Zuwendungsbescheide
- Quereinsteiger willkommen
Wir bieten:
- Abwechslungsreiche Tätigkeiten im nichtwissenschaftlichen Bereich an der Schnittstelle zwischen der Zentralen Verwaltung und den angeschlossenen Instituten
- Interessante Einblicke in das Management von Forschungsprojekten und wissenschaftliches Arbeiten
- Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell und der Möglichkeit von Freizeitausgleich zusätzlich zu den regulären 30 Tagen Urlaub, Homeoffice anteilig möglich
- Attraktive Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes inkl. betrieblicher Altersvorsorge und betriebliches Gesundheitsmanagement
- Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in Stuttgart-Vaihingen, gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- Zuschuss von 25 EUR monatlich zum öffentlichen Nahverkehr sowie Möglichkeit des Job-Bike-Leasing
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Sportangebote der Universität Stuttgart
- Eine Anstellung nach den Vorschriften des TV-L mit einer Vergütung abhängig von Ihren persönlichen Voraussetzungen und der daraus resultierenden Aufgabenstellung bis TV-L 11
Unser Kontakt:
Bewerbungen-ivi@informatik.uni-stuttgart.de
Weitere Informationen:
Die Universität möchte den Anteil der Frauen erhöhen und ist deshalb an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Personen mit Schwerbehinderungsmerkmal werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung.
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Mitarbeiter:in für Projektmanagement und Personalbetreuung (m/w/d) als Verwaltungsangestellte:r
Stuttgart
Aktualität: 16.12.2024
Anzeigeninhalt:
16.12.2024, Universität Stuttgart
Stuttgart
Mitarbeiter:in für Projektmanagement und Personalbetreuung (m/w/d) als Verwaltungsangestellte:r
Über uns:
Der Institutsverbund Informatik der Universität Stuttgart ist ein Zusammenschluss von 7 Instituten mit insg. 20 Abteilungen im Bereich der Informatik. Die Geschäftsleitung des Institutsverbundes ist zuständig für die Verwaltung in den Bereichen Budget (inkl. Buchhaltung), Personal und Drittmittel der derzeit 15 - 18 Professoren und Juniorprofessoren mit ihren ca. 200 Mitarbeitern.
Aufgaben:
- Administrative, finanzseitige Betreuung von Drittmittelprojekten (Bund, EU, Land, Stiftungen) inklusive Budgetüberwachung und Projektabrechnungen
- Eigenständige Erstellung von regelmäßigen Mittelabrufen, Mittelumwidmungen, etc.
- Finanztechnisches Projektcontrolling und Budgetverantwortung
- Personalkostenkalkulation und Personalplanung in Abstimmung mit den Institutsleitungen
- Mitwirkung bei Personaleinstellungen und Vertragsverlängerungen, Ausfertigen aller notwendigen Unterlagen, Mithilfe bei Visa-Anträgen, Überwachung der befristeten Verträge der wissenschaftlichen Mitarbeiter, etc. für die beteiligten Institute, Ansprechpartner für die wissenschaftlichen Beschäftigten
Qualifikationen:
- Kenntnisse in der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten (DFG, BMBF, BW, etc.) in Forschungseinrichtungen
- Eine abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsausbildung und/oder entsprechende Berufserfahrung in den genannten Bereichen
- Verwaltung der Sach-, Reise- und Personalmittel aller im Institut durchgeführten nationalen und internationalen Drittmittelprojekte, inkl. Korrespondenz mit Projektträgern
- Gute Kenntnisse in der kaufmännischen Buchhaltung
- Kenntnisse in SAP und/oder Bereitschaft, sich einzuarbeiten (idealerweise S4/HANA)
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse sowie Kenntnisse einer weiteren Sprache und sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
- Sicherer Umgang mit aktueller MS Office-Software (vor allem Excel)
- Verantwortungsbewusste und verlässliche, terminorientierte, selbstständige und pragmatische Arbeitsweise und Teamfähigkeit
- Wünschenswert wäre zudem:
- Vertiefte Kenntnisse in Software-Anwendungen, da die IT-Struktur der Abteilung weiterentwickelt werden soll, z.B. für ein Ticket-System für Anfragen aus den Instituten, etc.
- Erfahrungen in der Administration in Forschungseinrichtungen sowie Kenntnisse der Vorschriften des Öffentlichen Dienstes
- Kenntnisse im Haushalts- sowie Tarifrecht des öffentlichen Dienstes
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- Abwechslungsreiche Tätigkeiten im nichtwissenschaftlichen Bereich an der Schnittstelle zwischen der Zentralen Verwaltung und den angeschlossenen Instituten
- Interessante Einblicke in das Management von Forschungsprojekten und wissenschaftliches Arbeiten
- Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell und der Möglichkeit von Freizeitausgleich zusätzlich zu den regulären 30 Tagen Urlaub, Homeoffice anteilig möglich
- Attraktive Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes inkl. betrieblicher Altersvorsorge und betriebliches Gesundheitsmanagement
- Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in Stuttgart-Vaihingen, gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- Zuschuss von 25 EUR monatlich zum öffentlichen Nahverkehr sowie Möglichkeit des Job-Bike-Leasing
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Sportangebote der Universität Stuttgart
- Eine Anstellung nach den Vorschriften des TV-L mit einer Vergütung abhängig von Ihren persönlichen Voraussetzungen und der daraus resultierenden Aufgabenstellung bis TV-L 11
Unser Kontakt:
Bewerbungen-ivi@informatik.uni-stuttgart.de
Weitere Informationen:
Die Universität möchte den Anteil der Frauen erhöhen und ist deshalb an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Personen mit Schwerbehinderungsmerkmal werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung.
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