Mitarbeiter/-in Sekretariat Leben im Alter (m/w/d)
17.01.2025
Landeshauptstadt Stuttgart
Stuttgart
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Mitarbeiter/-in Sekretariat Leben im Alter (m/w/d)
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Stuttgart
17.01.2025
Mitarbeiter/-in Sekretariat Leben im Alter (m/w/d)
Stuttgart
Aufgaben:
- Sie sind erste Ansprechperson für Bürger/-innen sowie Fachpersonen, die die zentrale Telefonnummer des Bürgerservice Leben im Alter anrufen
- Zu Ihren Aufgaben zählen allgemeine Sekretariatsaufgaben wie z. B. die Abwicklung des Publikums-, Telefon- und Postverkehrs sowie Terminkoordination inkl. Kalenderführung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie andere Koordinierungsaufgaben innerhalb des Sachgebiets
- Sie aktualisieren Informationsunterlagen für die verschiedenen Angebote unter dem Dach des Bürgerservice Leben im Alter, pflegen Datenbanken und Verzeichnisse
- Sie unterstützen die Leitungen in vielfältigen organisatorischen Prozessen und unterstützen den Informationsfluss der internen Kommunikation
- Die bereichsübergreifende Kommunikation und die Sicherung der fristgerechten Weiterleitung von Verwaltungsvorgängen gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben
- Im Vertretungsfall sichern Sie auch die telefonische Erreichbarkeit des Sekretariats der Abteilungsleitung
- Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte/-r
- Bewerben können sich auch Personen mit einer anderen vergleichbaren dreijährigen Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in der Sekretariatsarbeit
- Organisationsgeschick, eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise verbunden mit Freude an selbständiger Arbeit und kollegialer Zusammenarbeit
- Sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache sowie fundierte PC-Kenntnisse, insb. in den MS-Office-Programmen
- Ein freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten mit Freude am Kontakten mit älteren Menschen und einem sozialarbeiterisch geprägten Umfeld
Wir bieten:
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- Ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 EUR monatlich
- Vergünstigtes Mittagessen
- Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 5 TVöD.
Unser Kontakt:
Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Christina Wißmann unter 0711 216-59070 oder christina.wissmann@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Anastasia Köpplin unter 0711 216-59163 oder anastasia.koepplin@stuttgart.de . Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere .
Www.stuttgart.de/jobs
Weitere Informationen:
Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.
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Stuttgart
Aktualität: 17.01.2025
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17.01.2025, Landeshauptstadt Stuttgart
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- Zu Ihren Aufgaben zählen allgemeine Sekretariatsaufgaben wie z. B. die Abwicklung des Publikums-, Telefon- und Postverkehrs sowie Terminkoordination inkl. Kalenderführung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie andere Koordinierungsaufgaben innerhalb des Sachgebiets
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- Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte/-r
- Bewerben können sich auch Personen mit einer anderen vergleichbaren dreijährigen Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in der Sekretariatsarbeit
- Organisationsgeschick, eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise verbunden mit Freude an selbständiger Arbeit und kollegialer Zusammenarbeit
- Sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache sowie fundierte PC-Kenntnisse, insb. in den MS-Office-Programmen
- Ein freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten mit Freude am Kontakten mit älteren Menschen und einem sozialarbeiterisch geprägten Umfeld
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- Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
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